Dr ELŻBIETA POTOCKA

sekretarz generalny

Towarzystwa Azji i Pacyfiku

Negocjacje z Japończykami są trudne. Od momentu ich rozpoczęcia do zakończenia mijają miesiące, czasami nawet lata, za to od momentu ich zakończenia do realizacji ustaleń okres jest znacznie krótszy. To zupełnie inaczej niż w naszym kręgu kulturowym – negocjacje są krótkie, szybko podpisuje się kontrakt.

    Japończycy myślą i działają długoterminowo, czego nie rozumieją ich europejscy czy amerykańscy kontrahenci. W Japonii nawet z pozoru łatwe przedsięwzięcia , takie jak wystawy czy występy artystów, realizowane są w perspektywie co najmniej roku, często dwóch. Tak w sferze biznesu jak i kultury, wszystko planowane  jest z dużym wyprzedzeniem. Zbiera się dokładne informacje, aktualne dane, bada wszystkie szczegóły, wielokrotnie je analizuje. W Japonii zorganizowanie czegokolwiek ad hoc jest w zasadzie niemożliwe. Nie rozumieją tego kontrahenci, posądzając Japończyków o brak dobrej woli. By negocjacje z Japończykami stały się łatwiejsze, trzeba zrozumieć i poznać sposoby ich działania i myślenia, specyfikę japońskiej kultury i mentalność, by w ten sposób uniknąć popełniania gaf i wprowadzania się w stresy.

Pierwszy kontakt

     Pierwszy kontakt musi być przygotowany. Preferuje się kontakty osobiste. Niczego nie da się załatwić przez telefon czy pisemnie. W nawiązaniu kontaktów bardzo ważną rolę odgrywa przedstawienie przez inną osobę, znaną osobiście firmie lub osobie, z którą chcemy nawiązać kontakt. Przedstawienie w każdej formie jest lepsze niż żadne. Rolę pośrednika może też spełnić ambasada, przedstawicielstwo handlowe, inne organizacje rządowe lub przedstawiciel firmy japońskiej znajdującej się na terenie danego kraju. Wówczas sprawy potoczą się szybciej. Przystępując do rozmów należy stronie japońskiej dostarczyć, najlepiej pisemnie, jak najwięcej informacji o firmie lub przedsięwzięciu, które chciałoby się wspólnie realizować.

Język

    Językiem negocjacji najczęściej jest język angielski, ale średnie i małe firmy z reguły nie posługują się żadnym językiem obcym. Wówczas trzeba korzystać z usług tłumacza. Strona japońska często oczekuje, że zagraniczny kontrahent będzie przygotowany do prowadzenia rozmów po japońsku, ale nawet znajomość tego języka nie gwarantuje, że rozmowy będą łatwiejsze.  Język negocjacji nie jest jedynie zwykłym narzędziem porozumienia, ale także środkiem przekazywania koncepcji wykraczających poza werbalny przekaz. Te sama pojęcia mogą być różnie rozumiane w różnych krajach. Nawet dokładne tłumaczenie może być nieprecyzyjne i zakłócać przebieg negocjacji. Kiedy Japończyk mówi „rozważymy sprawę w przyszłości”, w tłumaczeniu na angielski ma ono brzmienie pozytywne i dla białego rozmówcy może oznaczać „tak”, dla Japończyka oznacza „prawdopodobnie nie”.

Kiedy Japończyk mówi „w zasadzie tak, ale…” to z reguły oznacza „nie”.

    W kulturze japońskiej unika się sytuacji jednoznacznie doprowadzających do powstania konfliktu. W rozumieniu Japończyków zdecydowane „nie” mogłoby być odczytane jako nieuprzejmość, nie zgadzanie się z opinią innych, a tego strona japońska by nie chciała, zwłaszcza, jeśli stanowisko negocjacyjne jest niejasne lub zdania w grupie są podzielone.

Ale jeśli się o tym nie wie, to mimo szczerych chęci ze strony japońskiego rozmówcy, mogą powstać nieporozumienia. Należy także pamiętać o niuansach języka japońskiego. Dotyczy to najczęściej używanego przez Japończyków słowa „hai”, co samo w sobie oznacza „tak”, ale nie zawsze oznacza zgodę. Często oznacza po prostu tyle, że Japończyk zrozumiał, co do niego powiedziano, ale niekoniecznie się z rozmówcą zgodził.

Poznać partnera

    Jak już powiedziałam, Japończycy w negocjacjach przykładają dużą wagę do kontaktów osobistych i nie lubią w ich trakcie zmieniać partnerów. Stosując tę zasadę łatwiej prowadzić rozmowy. Japończycy starają się poznać charakter i upodobania rozmówcy. Najlepszym sposobem są rozmowy biznesowe – lunche, kolacje, spotkania towarzyskie. Ich celem jest zmiękczenie partnera. Temu służą też, czasami bardzo drogie, prezenty (niekiedy mogą one mieć charakter quasi-łapówek).  W zamian Japończycy oczekują łatwiejszych rozmów.

Ten japoński sposób przeważnie działa, bo europejscy rozmówcy, którzy z reguły nie stosują w negocjacjach takich metod, bywają niekiedy zażenowani i często dla świętego spokoju ustępują. Japończycy w negocjacjach niezwykle rzadko ustępują z raz obranego celu.

W niektórych przypadkach powtarzają oni aż do znudzenia ten sam argument głęboko wierząc, że ich stanowisko jest a priori słuszne i że wychodząc z takiego założenia, przekonają o tym partnera wcześniej czy później.

    Japończycy lubią, gdy kontrahenci interesują się działalnością całej firmy, a nie tylko przedmiotem negocjacji. Wzajemne poznanie bardzo pomaga w dalszych kontaktach.

Dobrze jest poznać niektóre zwyczaje japońskie, ale również pamiętać, ze dla Japończyków nasza kultura jest taksami atrakcyjna jak japońska dla nas. W kontaktach osobistych na przywitanie lepiej podać rękę niż się kłaniać. Japoński sposób powitania – ukłon, ma w sobie tyle odcieni okazywania szacunku i zależności, że lepiej patrzeć jak oni to robią, niż nieudolnie ich naśladować. O paru innych formach zachowania wypadałoby też pamiętać znajdując się w japońskim towarzystwie.  Zaproszeni do japońskiego domu buty zdejmujemy w miejscu do tego przeznaczonym (genko), zakładamy kapcie, a do pokoju, w którym znajduje się tatami (słomiane maty o wymiarach 90×180 cm), wchodzimy tylko w skarpetkach. Korzystając z toalety zakładamy specjalnie do tego celu przeznaczone kapcie (stoją pod drzwiami).W niektórych tradycyjnych japońskich restauracjach również zdejmuje się buty (oddaje się je do szatni) i zakłada kapcie (do gabinetów wyłożonych tatami wchodzi się bez kapci).

    Warto też mieć świadomość, że w życiu japońskiego biznesu jest niewiele kobiet. Jest to cecha życia społecznego Japonii i społecznego podziału ról.  Zadaniem mężczyzny jest zarabianie pieniędzy, zadaniem kobiety wychowywanie dzieci i prowadzenie domu. Czasami zdarza się, że w wieczornych zajęciach firmy, mężczyznom towarzyszą kobiety. Są to albo sekretarki, a więc kobiety niezamężne, albo żony szefów na wysokich stanowiskach w firmie. Żony pracowników niższego szczebla nie pojawiają się tam. Inaczej sytuacja wygląda, gdy Japończyk ze swoją firmą wyjeżdża poza granice Japonii i zabiera ze sobą rodzinę. Wówczas przystosowuje się do obyczajów danego kraju. Jeśli się zdarzy, że w towarzystwie mężczyzn znajduje się kobieta, nie należy podawać jej płaszcza, ani całować w rękę, bo to wywołuje jej zakłopotanie. Przygotowując się do spotkania z Japończykami należy mieć dla nich drobne prezenty (polską wódkę np. Żubrówkę, lub pamiątki charakterystyczne dla naszego kraju , np. wyroby ze srebra, bursztynu czy kryształu), które wręcza się a także otrzymuje, z reguły na koniec spotkania. Muszą one być odpowiednio opakowane. Estetyczne opakowanie jest równie ważne jak sam prezent.

Wizytówki

      Nie jest wszystko jedno, z kim się rozmawia i jak się rozmawia. W japońskim biznesie, tak jak w japońskim życiu obowiązuje ściśle przestrzegana hierarchia. Zorientować się o tym można, wymieniając wizytówki. Wizytówka to nieodłączny atrybut życia w Japonii. Bez niej jest się w Japonii osobą bezimienną. Na wizytówce, poza nazwiskiem, znajduje się informacja o pozycji rozmówcy w hierarchii firmy. Trzeba o tym pamiętać, rozmawiając z przedstawicielami firm japońskich.  Jeśli rozpoczynamy rozmowy z kimś kogo spotykamy po raz pierwszy, to po otrzymaniu wizytówki należy zapoznać się z jej treścią, bo ta od razu mówi z kim mamy do czynienia.

     Wymiana wizytówek stanowi integralną część etykiety biznesu. Wizytówkę wręczamy i przyjmujemy obiema rękami, przy czym należy pamiętać, by nazwisko nie było „do góry nogami” z punktu widzenia odbiorcy. Ważne jest też, byśmy podali ją właściwą stroną, np. z napisami japońskimi, jeśli jest ona dwujęzyczna.

    Przystępując do rozmów wizytówki nie chowamy do portfela, ani kieszeni, bo to odbierane jest jako brak dobrego wychowania. W czasie rozmów kładziemy ją przed sobą, by w trakcie nie zapomnieć np. nazwiska rozmówcy czy też jego stanowiska.

    Wybierając się do Japonii w sprawach biznesowych dobrze jest mieć wizytówki wydrukowane w dwóch językach – z jednej strony po angielsku, z drugiej po japońsku (w Japonii można je zamówić w centrum biznesu i w większych hotelach).

Nie należy dopuścić do sytuacji, w której nie mamy i nie możemy wręczyć wizytówki drugiej stronie. Może to być odczytane jako brak chęci do nawiązania bliższych kontaktów w przyszłości.

Hierarchia

    Zasadą życia społecznego w Japonii jest okazywanie szczególnego szacunku osobom starszym. To samo dotyczy osób wyżej postawionych w hierarchii firmy. Swoje stanowisko zawdzięczają one wiekowi i zdobytemu doświadczeniu, i do nich należy zwracać się ze wszystkimi pytaniami. Nie należy pytać o zdanie młodych pracowników firmy, bo w ten sposób stawia się ich w trudnej sytuacji. Mogą oni zabrać głos, tylko wówczas, gdy zostanie to wcześniej ustalone z przełożonymi. Zasadę tę stosuje się nawet wtedy, gdy na co dzień negocjacje prowadzone są z pracownikami niższego szczebla. Oni nie mogą i nie powinni mieć własnego zdania. Są bowiem częścią zespołu negocjacyjnego, który opinię wypracowuje w wyniku długotrwałych dyskusji i rozważań. W Japonii ktoś, kto wygłasza własne opinie, uchodzi za człowieka denerwującego i często się go unika.

Kontrakt

   Efektem końcowym wszelkich negocjacji jest kontrakt. W naszych kręgach kulturowych kontrakt jest rdzeniem stosunków handlowych. Zapisy zawarte w kontrakcie są ostateczne. Ich niedopełnienie pociąga za sobą odpowiedzialność prawną. W Japonii kontrakt traktowany jest jedynie jako kawałek papieru, który streszcza zawarte porozumienie ustne. Japończycy nie przywiązują zbytniej wagi do szczegółów w trakcie sporządzania dokumentów, rzadko też korzystają z porad prawników. Zdarza się, że po podpisaniu kontraktu nie stosuje się do niego ale nawet problemy i nieporozumienia wynikające z odmiennej interpretacji kontraktu starają się rozwiązać na drodze rozmów. Dopiero w ostateczności odwołują się do prawników, ale nawet wówczas dostarczają im tylko te informacje, które firma uznaje za istotne dla rozwiązania sporu. Rozwiązanie sporu przy pomocy sądu jest ostatecznością i jest jednoznaczne z zakończeniem przyjaznych stosunków z partnerem. Taka sytuacja zdarza się jednak rzadko, gdyż Japończycy nawiązują emocjonalne więzy  z partnerem i są wobec niego lojalni i nawet w obliczu dużych komplikacji będą robić wszystko, by je zlikwidować w toku rozmów.  Znacznie ważniejsze są ustalenia ustne. Od wieków uznawano je za obowiązujące normy życia codziennego. Było rzeczą naturalną, że umawiające się ze sobą strony postępowały honorowo, nie łamały obowiązujących praw zwyczajowych, gdyż ich nieprzestrzeganie narażało na wstyd, „utratę twarzy” i pociągało za sobą wykluczenie ze społeczności. Dlatego też w Japonii przywiązuje się znacznie mniej uwagi do formalnej treści kontraktu, pozostawiając miejsce na korektę i możliwość negocjacji. Wychodzi się z założenia, że w przypadku zmiany warunków zewnętrznych, np. przy zmianie popytu lub podaży trzeba mieć możliwość zmiany warunków kontraktu. Elastyczność to istotny element każdej transakcji. Różnice dotyczące roli kontraktu w negocjacjach rodzą często poważne nieporozumienia i sytuacje konfliktowe, których zlikwidowanie wymaga jakby odrębnych negocjacji.

Podejmowanie decyzji

     W naszej kulturze końcowa decyzja jest podejmowana przez osobę do tego upoważnioną i z reguły jest ostateczna. W Japonii system zarządzania jest głęboko zakorzeniony w ideologii, która kładzie nacisk na harmonię w grupie i ostateczna decyzja jest zawsze wynikiem consensusu. Jej zmiana może nastąpić też w takim trybie. Podejmowanie decyzji następuje po wielu dyskusjach, gdyż Japończycy starają się unikać rozbieżności opinii. Będą dyskutować tak długo, aż zlikwidują wszelkie różnice poglądów i druga strona przyjmie ich punkt widzenia, a to wymaga czasu. Nawet wówczas, gdy nawiążemy kontakty z firmą japońską na naszym terenie, to i tak ostateczna decyzja zapadnie w centrali. Do niej skierowane są wszelkie dane dotyczące projektu, a w centrali muszą one dotrzeć na wszystkie poziomy i w górę i w dół. Po analizach zostaną podjęte ostateczne decyzje. Grupowe podejmowanie decyzji powoduje, że pełna odpowiedzialność za nie rzadko spoczywa na barkach jednego pracownika.

    Prowadząc negocjacje z japońskim partnerem należy pamiętać, by wyraźnie zaznaczyć, jaki one mają mieć charakter. Gdy mają być poufne należy to podkreślić już na samym początku rozmów. W przeciwnym wypadku banki i firmy handlowe mogą być szybko poinformowane o wszelkich negocjacjach, w jakie firma jest zaangażowana.

Dr Elżbieta Potocka