Anna M. Wróbel

W obecnej rzeczywistości biznes to nieustające negocjacje. Czasem zmuszeni jesteśmy negocjować intuicyjnie, na wyczucie, ale im więcej wiemy na temat tego procesu i ewentualnych trudnych momentów, jakie nas mogą czekać, tym lepiej.

Wszyscy pamiętamy o odrobieniu zadania domowego, czyli o starannym przygotowaniu. Mam tu na myśli nie tylko opracowanie faktów i liczb, na których można oprzeć swój tok rozumowania, czy zastanowienie się nad możliwymi propozycjami, które mogą paść z drugiej strony, ale również przemyślenie swojej najlepszej alternatywy BATNA (Best Alternative to Negotiated Agreement) oraz – jakże by inaczej – zasięgnięcie informacji na temat stylu pracy negocjatorów z drugiej strony, jeśli spotykamy ich po raz pierwszy.

Ponadto, zanim usiądziemy do okrągłego stołu, warto zwrócić uwagę na kilka szczegółów:

Facylitator?

Jeśli planujesz uczestnictwo w spotkaniu wielostronnym, zastanów się nad wynajęciem profesjonalnego facylitatora, czyli osoby, który takie spotkanie poprowadzi i będzie czuwać nad respektowaniem zasad i przestrzeganiem porządku obrad, co pozwoli Ci skupić się na meritum sprawy. Jeśli z jakichś względów nie wchodzi to w rachubę, zastanów się, kto z Twojego zespołu może w tej roli wystąpić, albo podejmij się jej sam.

Opracuj zasady

Przed rozpoczęciem rozmów merytorycznych warto poświęcić kilka minut na ustalenie zasad, według których będziecie pracować. Jedną z nich może być zasada trzymania się porządku obrad (unikania dygresji), nie przerywania sobie nawzajem, oraz maksymalnego czasu wypowiedzi (np. do 3 minut). Przy tej okazji warto zaplanować przerwy, ich długość i punktualne rozpoczynanie pracy po przerwach.

Takie zapisane i ponumerowane zasady, na które zgadzają się wszyscy uczestnicy spotkania, dobrze jest powiesić w widocznym miejscu. W przypadku naruszenia którejkolwiek z nich przez członka jednego z zespołów negocjacyjnych, facylitator przywołuje go do porządku słowami: „Proszę respektować zasadę numer 4”, co jest najbardziej neutralnym sposobem zwrócenia uwagi, w odróżnieniu od: „Panie X, proszę nie przerywać  Pani Y”- które może być odebrane jako atak personalny, i w dalszej konsekwencji niekorzystnie wpłynąć na emocje uczestników.

Zakres kompetencji, czyli negocjujesz z właściwą osobą?

Zanim podejmiesz rozmowy merytoryczne, upewnij się, że Twój partner z drugiej strony ma kompetencje do podjęcia decyzji w negocjowanym temacie. Nie ma bowiem nic gorszego niż – po dniu spędzonym na wypracowywaniu wiążących, w Twojej ocenie, warunków kontraktu – usłyszeć: „Niestety, zrobiłem wszystko, żeby przekonać szefa do zaproponowanej przez Państwa ceny, ale on powiedział, że zgodzi się, jak Państwo obniżą ją o kolejne 10%.”

Jeśli mimo początkowych zapewnień o kompetencji decyzyjnej usłyszysz takie słowa i masz uzasadnione obawy, że ten rodzaj gry może być stosowany bez końca, proponuję taktykę pod tytułem:

„Nazwanie gry, w którą gra druga strona”

Na tym etapie możesz po prostu opisać rozwój wydarzeń, czyli odwołać się do faktów: „Na początku spotkania uzyskałem od Pana informację, że decyzja w tej kwestii należy do Pana, a przed chwilą usłyszałem, że Pański szef się nie zgadza na cenę, mimo, iż rozszerzyliśmy zakres prac kontraktowych. Dla mnie wygląda to na taktykę złego i dobrego policjanta”.

Zazwyczaj nazwanie po imieniu taktyki powoduje zaprzestanie jej stosowania. Dodatkowo możesz zapytać: „Jakie w tej sytuacji mogę mieć gwarancje, że to, co tutaj ustalimy, nie będzie przedmiotem dalszych negocjacji?” Jeśli odpowiedź na to pytanie Cię nie usatysfakcjonuje, zaproponuj spotkanie z rzeczywistym decydentem z drugiej strony.

Rozpraszacze

Co zrobić jeśli na spotkaniu, na którym jesteś gościem, zostaniesz posadzony w niekomfortowym dla Ciebie miejscu? Jeśli otoczenie działa na Ciebie rozpraszająco, poproś o jego zmianę zanim przystąpisz do rozmów merytorycznych. Możesz powiedzieć: „Przepraszam, ale razi mnie słońce / dostałem bardzo niewyraźną kopię / niekomfortowo czuję się siedząc plecami do drzwi. Proszę o zasunięcie rolet / o czytelną kopię dokumentu / Jeśli Państwo pozwolą, zmienię miejsce”. Stwierdzając fakt i opisując własne odczucia unikasz oskarżania drugiej strony i posądzania jej o złą intencję. Poza tym jasno wyrażasz swoje potrzeby i oczekiwania, a z takim komunikatem trudno jest polemizować.

Zniechęcacze

Warto mieć świadomość, że czasami strony przystępują do negocjacji nie mając do nich przekonania, dlatego starają się na różne sposoby partnera zniechęcić lub opóźnić zakończenie rozmów.  Jedną z bardziej znanych taktyk jest: „Tak, ale…”, powtarzane w odpowiedzi na każdą propozycję z naszej strony.

Czasem powodem takiego działania jest chęć zyskania na czasie, próba naprowadzenia nas na „właściwe” tory, ale może się okazać, że jest to zawoalowana odmowa. Chociaż w naszej kulturze zasadniczo dominuje zachodni styl negocjacji, czasem można spotkać się z użyciem sformułowania typu „to będzie raczej trudne” oznaczającym, podobnie jak w kulturach wschodnich „nie ma takiej możliwości”. Kolejnym możliwym powodem, dla którego nasz partner w negocjacjach stosuje taktykę „tak, ale…” jest chęć obarczenia nas odpowiedzialnością za zerwanie rozmów – w tej sytuacji nasz partner, dbając o swój wizerunek, będzie chciał uniknąć odium bycia stroną odchodzącą od stołu negocjacyjnego.

Przenieś odpowiedzialność

Oczywiście łatwiej jest krytykować, niż starać się wymyślić rozwiązanie uwzględniające wszystkie „ale”. Dlatego, jeśli spotkałeś się z taką taktyką i chcesz się przed nią skutecznie obronić, zastanów się, jak włączyć drugą stronę w pracę nad rozwiązaniem. Okaż swoją chęć dowiedzenia się, jak powinno wyglądać idealne – zdaniem Twojego partnera – rozwiązanie, dzięki czemu wywołasz u niego reakcję współpracy zamiast niepożądanej krytyki. Zadawaj pytania otwarte, które rozpoczynają dyskusję, zaczynające się od słów: jak?, jakie?, co?, np.: „Jak możemy zmienić naszą propozycję, żeby uwzględniła Pańskie uwagi? Jakie inne kryteria powinniśmy zastosować? Co powinniśmy dodać do tej listy, aby mógł ją Pan zaakceptować?”

Dlaczego nie: „Dlaczego? ”

Teoretycznie jednym ze słów pytających otwierających dyskusję jest „dlaczego?” Ja jednak unikam jego stosowania z dwóch powodów: po pierwsze ma ono konotację wyrzutu i może być odebrane przez partnera jako atak, a pod drugie w konsekwencji może odwieść partnera od podania powodów decyzji.

Słysząc słowa: „Ta propozycja jest nie do przyjęcia”, zapytaj: „Z jakiego względu/ powodu / co sprawia, że ta propozycja jest nie do przyjęcia?” Ale najbezpieczniejsze z punktu widzenia wywołania reakcji konstruktywnej współpracy jest pytanie: „Jak musiałaby wyglądać ta propozycja, aby mógł ją Pan zaakceptować?”

Opcja wyjścia, czyli zabezpiecz tyły

Negocjując pamiętaj o opcji wyjścia, czyli wraz ze swoim partnerem–kontrahentem opracujcie jasne i jednoznaczne zasady rozwiązywania pojawiających się konfliktów i odstąpienia od kontraktu. Każda najmniejsza niejasność czy brak zapisu regulującego działania stron w konkretnych sytuacjach spowoduje odmienną interpretację, wywoła rozdźwięk w waszych relacjach, i być może zaważy na dalszej współpracy.

Taki brak precyzji bywa kosztowny i długotrwały, o czym przekonała się niejedna firma czekająca miesiącami, a czasem i latami, na rozstrzygnięcie sprawy w sądzie. Przewidującym polecam klauzulę mediacyjną, czyli zapis mówiący, że w przypadku zaistnienia kwestii spornych strony przejdą procedurę mediacji i określającą sposób wyboru mediatora.

DECYDENT & DECISION MAKER

grudzień 2007 r.